Mairies & collectivités : les avantages de la prise de rendez-vous en ligne

Avec la crise sanitaire, la transformation digitale des entreprises et des collectivités s’est accélérée : selon le baromètre 2022 de la transformation numérique des territoires de l’ADGCF, le budget consacré à la digitalisation a augmenté de 14 %. Pourtant, ce budget reste un frein pour de nombreuses collectivités territoriales.

Heureusement, il existe quelques services digitaux peu coûteux et simples à mettre en place, comme la prise de rendez-vous en ligne. Découvrez tous ses avantages pour les collectivités comme pour les citoyens.

Vers plus de digitalisation : les nouvelles attentes des citoyens

Suite à la crise sanitaire, les attentes des citoyens ont évolué concernant les services délivrés par les entreprises et les collectivités. La transition digitale était déjà en marche, mais le Covid l’a précipitée : les services numériques sont aujourd’hui indispensables, pour toutes les facettes de la vie publique.

D’après la grande étude « La transformation digitale des territoires : enjeux et priorités » de l’ADGCF, les collectivités font toujours face aux mêmes difficultés : le budget et le manque de vision stratégique.

De nombreuses mairies et collectivités souhaitent être accompagnées par un acteur de confiance pour assurer la digitalisation de leurs équipements et services à leurs propres rythmes. Et l’un des premiers services qu’elles peuvent facilement mettre en place, c’est la prise de rendez-vous en ligne.

Les 3 avantages de la prise de rendez-vous en ligne

1. Répondre aux demandes des citoyens

Depuis la crise du Covid, les citoyens ont développé de nouvelles habitudes :

• le télétravail ;
• les achats en ligne ;
• la téléconsultation des professionnels de santé.

Du côté des collectivités territoriales, faciliter les démarches administratives est une priorité. La preuve : 78 % des administrations locales privilégient la digitalisation de la gestion de la relation usager. La prise de rendez-vous en ligne est d’ailleurs un service qui répond parfaitement aux attentes des citoyens habitués à réaliser leurs démarches sur Internet, comme la déclaration de leurs revenus.

2. Simplifier votre relation avec vos administrés

Avec la prise de rendez-vous en ligne, les citoyens ont accès aux services publics à tout moment de la journée ou de la semaine. Que ce soit pendant les horaires de fermeture des administrations ou un jour férié, les citoyens peuvent prendre un rendez-vous en se rendant simplement sur le site internet de la collectivité territoriale concernée.

La prise de rendez-vous en ligne améliore la relation client pour les entreprises : il en va de même pour la relation usager des mairies et des services publics. Une ville qui répond aux besoins de digitalisation de ses habitants soigne son image de modernité... La prise de rendez-vous en ligne, accessible 24h/24 et 7j/7, en est le parfait exemple : simple, compréhensible par tous, ce service améliore la relation citoyen-administration.

3. Gagner en productivité et en fluidité

Les citoyens ne sont pas les seuls à en profiter : l’outil de prise de rendez-vous en ligne simplifie le travail des employés de mairie. L’utilisation d’un agenda électronique partagé et collaboratif pour gérer les rendez-vous fait gagner du temps aux agents, qui peuvent se consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

La prise de rendez-vous en ligne offre les avantages suivants aux employés de mairie :

• moins de temps passé au téléphone ;
• moins de rendez-vous annulés à la dernière minute voire manqués, puisque les citoyens reçoivent un rappel par email ou par SMS ;
• une gestion plus fluide des temps d’attente.

L’exemple d’Issy-les-Moulineaux

La mairie d’Issy-les-Moulineaux a implémenté un outil de prise de rendez-vous en ligne sur son site internet dès 2016. Les citoyens peuvent donc prendre un rendez-vous 24h/24 et 7j/7 sur le site de la ville (issy.com) pour :

• renouveler leurs cartes d’identité nationale et leurs passeports ;
• rencontrer un avocat, un notaire, un conseiller du CIDFF, un conseiller de l’UFC-Que Choisir, un conciliateur…

La directrice Ville Durable d’Issy-les-Moulineaux et ancienne directrice Ville Numérique constate une nette amélioration de la productivité de la mairie suite à l’intégration de l’outil de prise de rendez-vous en ligne et de la relation usager. « La mise en place de la prise de rendez-vous en ligne répondait à un double enjeu : apporter un service mieux adapté aux Isséens et optimiser notre organisation RH. Nous avons soulagé la pression téléphonique sur le centre d’appel municipal de 32 % rapidement. Au regard des résultats des premiers mois d’utilisation, nous avons vite visé un taux de dématérialisation supérieur à 60 % pour les parcours, et jusqu’à 90 % pour les démarches d’état civil (CNI et passeport). »

Les collectivités territoriales connaissent les mêmes inégalités dans la transformation numérique que les entreprises. La France compte 34 958 communes : toutes n’ont pas le budget nécessaire pour assurer la transition digitale. Mais la prise de rendez-vous en ligne est un outil simple à mettre en œuvre, et qui facilite grandement l’accès aux services de la ville.

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