Comment encourager la prise de rendez-vous en ligne après le confinement ?

La prise de rendez-vous en ligne offre des avantages à double sens. D’un côté, cette solution allège votre charge de travail en vous évitant d’avoir à répondre sans cesse au téléphone. De l’autre, vos clients ou patients peuvent réserver un créneau horaire facilement, en quelques clics et sans attente. Gain de temps mais aussi d’argent, l’agenda partagé sur internet permet d’améliorer votre relation client. Vous pouvez enfin vous recentrer sur votre cœur de métier pour mieux gérer votre reprise d’activité post-Covid-19 !

Qu'est-ce que la prise de rendez-vous en ligne ?

Un logiciel de prise de rendez-vous en ligne est une solution digitale qui permet aux professionnels de partager en temps réel leur agenda avec leurs clients ou leurs patients afin d’organiser une visite en point de vente ou en cabinet. D’ailleurs dans le milieu médical, déjà 56% des patients prennent rendez-vous sur internet¹. On comprend vite cet engouement d’utilisation car la prise de rendez-vous en ligne facilite grandement le quotidien.

Particuliers, professions libérales et entreprises de services profitent ainsi d’une mise en relation encore plus performante, mieux qu’un secrétariat nouvelle génération :

• Les disponibilités de vos rendez-vous sont toujours à jour et visibles par vos clients ou patients sur Internet.
• Les rendez-vous sont validés de manière instantanée : les clients ont une réponse immédiate. L’agenda est disponible 24h/24 et 7j/7 : le soir devant la TV, le weekend pour préparer sa semaine, ou en pleine nuit pour les insomniaques !
• Le client, le prospect ou le patient reçoit un email ou sms de rappel avant son rendez-vous : les plus étourdis ou les retardataires chroniques n’ont plus d’excuses...

Et ceci n’est que la partie immergée de l’iceberg. L’utilisation d’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne favorise également la satisfaction client et implicitement, augmente votre chiffre d’affaires.

On vous explique rapidement le pourquoi du comment.

Un cercle vertueux pour vous libérer du temps

Grâce à la magie des échanges de données en temps réel, chaque rendez-vous pris enrichit votre agenda et le créneau est booké immédiatement. Pour vous, c’est 30% de temps en moins passé au téléphone¹. Délivré de cette tâche administrative, vous n’avez plus qu’à profiter de ce nouveau temps libre pour vous recentrer sur votre cœur de métier et mieux accompagner vos clients ou vos patients.

Cela nécessite par contre de bien y renseigner toutes vos prestations, ainsi que vos jours d’absence ou vos indisponibilités durant la journée (heure du déjeuner, pauses etc.)... sans quoi vos clients pourront réserver avec vous sans contrainte !

Côté internautes, ils bénéficient d’une interface mettant en avant vos disponibilités, accessibles sur votre site Internet ou les principaux réseaux sociaux, comme PagesJaunes, Facebook, Google My Business ou même votre site internet.

Cette interface est en permanence à jour et disponible pour leur permettre de consulter votre offre de service, vos tarifs et prendre rendez-vous en quelques secondes seulement. 

Une organisation sans faille grâce à l’agenda en ligne

Un logiciel de prise de rendez-vous en ligne est conçu pour être intuitif et s’harmoniser avec les besoins de votre secteur d’activité. Après une première phase de paramétrages qui permet de personnaliser les fonctions de la plateforme (typologie de rendez-vous, durée…) pour votre activité, votre agenda est partagé en ligne. Vous remplissez vos absences, vos disponibilités ou indisponibilités permanentes ou ponctuelles, et les internautes peuvent prendre rendez-vous, sans avoir à vous appeler et de tomber sur un répondeur ou une ligne tout le temps occupée.

De plus, en situation de déconfinement, il fortement conseillé pour certains secteurs comme les coiffeurs et instituts de beauté de ne travailler que sur prise de rendez-vous. L’objectif est d’organiser un planning qui permet aux salons de respecter la distanciation sociale.

En plus, vous évitez ainsi à vos clients d’attendre sur le trottoir ou d’avoir à repasser plus tard s’il n’y a pas de place. 89% des clients arrêtent toute relation avec une marque après une déception. Un mécontentement pourrait leur donner envie de tourner les talons et de partir vers la concurrence. Autant l’éviter !

Moins de perte de chiffre d’affaires et plus de clients

Internet a amené de profondes mutations dans nos habitudes de consommation et notamment, ce besoin d’instantanéité. 40% des rendez-vous sont pris en dehors des horaires d’ouverture. Perdre un client parce qu’il souhaite prendre un rendez-vous depuis son canapé en regardant le JT de 20h, c’est dommageable pour tout business. 

Avec le rappel automatique par email et/ou par SMS, vous divisez de plus par 5 le risque de vous retrouver le « bec dans l’eau » lorsque votre client oublie son rendez-vous¹. Et si toutefois, il persiste et annule en ligne, le créneau se libère immédiatement pour une autre demande de rendez-vous. Certaines plateformes proposent une fonctionnalité de file d’attente, qui permet aux personnes d’être informées d’un nouveau créneau disponible. En clair, vous diminuez considérablement le risque de passer à côté d’un potentiel client.

La prise de rendez-vous en ligne vous permet aussi d’employer un discours rassurant par rapport à la pandémie : présentez dès la réservation les mesures d’hygiènes qui vous permettent de protéger la santé de vos patients !

Vous pouvez même aller un cran plus loin en paramétrant, par exemple, vos rappels automatiques de rendez-vous et en y glissant un message sur les règles de distanciation sociale et les gestes barrière attendus.

Sur quels critères choisir votre logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

Une plateforme de prise de rendez-vous efficace doit tenir compte impérativement de vos spécificités métiers : coiffeurs, instituts de beauté, spa, laboratoires d’analyse médicales, magasins d’habillement, etc. Rappelons que cette interface digitale a pour vocation d’endosser le rôle d’assistant personnel grâce à un agenda toujours à jour ! 

Les fonctionnalités et possibilités de configuration doivent se paramétrer pour répondre aux besoins de votre activité, par exemple :

• Associer votre agenda à un logiciel de caisse ou une solution de paiement en ligne, pour régler un acompte ou la prestation sur Internet ou bien sur place.
• Proposer des rendez-vous individuels, ou bien en groupe comme le fait Leroy Merlin qui, depuis le confinement, offre la possibilité de réserver un créneau de 30 min pour 4 clients afin de respecter la distanciation sociale.
• Avoir la possibilité de ne pas choisir un interlocuteur précis pour obtenir un rendez-vous dès qu’un créneau se libère ou inversement, avoir le choix de la personne.
• Présenter vos tarifs sur une page dédiée à vos prestations. 
• Détaillez vos mesures d’hygiène sanitaire post-Covid-19 dans le SMS ou l’email de rappel de rendez-vous.
• Pouvoir héberger votre agenda partagé sur votre site web ou sur de nombreux canaux de diffusion comme Google My Business, Facebook, PagesJaunes…

D’ailleurs, si vous déployez votre communication digitale sur plusieurs plateformes, vous touchez différentes typologies de clientèle. Les utilisateurs de Facebook n’ont pas le même profil que ceux de PagesJaunes ou d’Instagram par exemple.

C’est une véritable force qui augmente vos chances de remplir votre agenda à vitesse grand V !

Une fonctionnalité de plus pour le secteur santé, la téléconsultation

En matière de télésanté, on constate un « avant/après Covid-19 ». Bien que le secteur médical pratiquait déjà la prise de rendez-vous en ligne depuis plusieurs années, la téléconsultation ne s’était pas pour autant démocratisée, avec seulement 1% de visites médicales virtuelles.
La crise sanitaire du Coronavirus a précipité tout le corps médical dans le grand bain du digital : 11% des consultations se sont faites en ligne fin mars 2020². Si la téléconsultation vous intéresse, vérifiez que l’option vidéo est bien proposée et totalement sécurisée, respectant bien les règles RGPD sur la sécurité des données.

Vous l’aurez compris, un logiciel de prise de rendez-vous en ligne facilite votre quotidien, répond aux attentes des internautes les plus impatients et vous permet de maintenir un lien de confiance et de proximité avec vos clients. En un mot comme en cent, c’est l’outil indispensable à adopter à l’heure du déconfinement.